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Mit einer Außendienst-App erfassen Techniker, Monteure, Fahrer und Lagerkräfte Aufträge, Material, Arbeitszeit, Fotos und Unterschrift direkt vor Ort, statt Zettel abends abzutippen. Weil im Keller oder in der Tiefgarage oft kein Netz ist, muss sie offline arbeiten und die Daten automatisch abgleichen, sobald wieder Verbindung besteht. Eine fertige App reicht, wenn Ihre Abläufe zu ihrem ERP passen. Eine eigene Entwicklung ist nötig, wenn ein bestehendes ERP angebunden oder ein besonderer Ablauf abgebildet werden muss.
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Eine Außendienst-App ist eine App für Mitarbeiter, die nicht am Schreibtisch arbeiten. Sie bringt Aufträge auf Smartphone oder Tablet und schickt die erfassten Daten zurück ins Büro, meist in das ERP, also die Software für Aufträge, Lager und Rechnungen. Typische Nutzer sind:
Ohne App läuft das meist über Papier. Was wir dann immer wieder sehen: Zettel werden abends abgetippt. Angaben fehlen oder sind unleserlich, und das Büro muss nachfragen. Rechnungen gehen erst Tage nach dem Einsatz raus. Und wer schon eine Online-App nutzt, kennt das andere Problem: Im Keller oder in der Tiefgarage ist kein Netz, und die App hängt.
Der Kern ist für alle drei Gruppen gleich: Daten dort erfassen, wo die Arbeit passiert, vollständig und lesbar, und ohne Abtippen ins Büro bringen. Die Checkliste hilft beim Vergleich von Apps und beim Formulieren eigener Anforderungen.
Im Keller, in der Tiefgarage oder in großen Hallen ist das Mobilfunknetz oft schwach oder ganz weg. Eine App, die für jeden Schritt den Server fragt, hängt dann, und die Information landet wieder auf einem Zettel.
Die Lösung heißt Offline-First. Die Android-Dokumentation von Google beschreibt eine Offline-First-App als App, die ihre Kernfunktionen ganz oder in den wesentlichen Teilen ohne Internet ausführen kann. Für eine Außendienst-App heißt das:
Offline-First lässt sich kaum nachträglich einbauen. Eine App, die jede Aktion direkt an den Server schickt, hat keine lokale Datenschicht. Um sie offline-fähig zu machen, muss die Datenhaltung neu gebaut werden. Deshalb gehört die Entscheidung an den Anfang des Projekts.
Die Frage ist, ob Ihre Abläufe zu einer vorhandenen App passen oder ob die App zu Ihren Abläufen passen muss.
Eine fertige App passt, wenn Ihre Abläufe zu dem ERP passen, zu dem sie gehört. Bei uns ist das Norlyvo, die Zeiterfassung mit App und Backoffice für Monteure, die mit unserem ERP SWX Studio zusammenarbeitet. Der Monteur bucht Arbeitszeit und Material am Auftrag. Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät, und aus den Angaben entsteht ein Arbeitsbericht als PDF. Das Büro gibt die Woche frei und holt die Stunden ins Projekt, von dort gehen sie in die Rechnung.
Eine eigene Entwicklung ist der richtige Weg, wenn ein bestehendes ERP angebunden oder ein besonderer Ablauf abgebildet werden muss, den keine fertige App kennt. Die Anbindung gelingt in den meisten Fällen, wenn Ihr ERP eine REST-API hat, also eine Programmierschnittstelle über das Web, oder einen anderen Exportweg. Das prüfen wir vor der Entwicklung. Wie wir dabei vorgehen, steht auf unserer Seite Apps für Android und iPhone.
| Merkmal | Fertige App | Eigene Entwicklung |
|---|---|---|
| Passt, wenn | Ihre Abläufe zum ERP der App passen | ein bestehendes ERP angebunden oder ein besonderer Ablauf abgebildet werden muss |
| ERP | gehört zur App, bei uns Norlyvo mit SWX Studio | Ihr vorhandenes ERP, per REST-API oder anderem Exportweg |
| Funktionen | wie vom Hersteller vorgesehen | nach Ihren Anforderungen |
| Weg zum Einsatz | einrichten | Anforderungen aufnehmen, entwickeln, einführen |
Beides. Wir entwickeln Apps für Android und iPhone aus einer gemeinsamen Codebasis, mit Kotlin Multiplatform oder Flutter. Alle Apps, die wir bisher gebaut haben, bieten auf beiden Systemen denselben Funktionsumfang. Ihre Mitarbeiter arbeiten also mit den Geräten, die sie haben.
Für Lager und rauen Außendienst gibt es robuste Geräte, etwa von Zebra oder Honeywell. Sie laufen unter Android, und die App läuft auch dort.
Eine interne App muss nicht in den Play Store oder App Store. Sie kommt zum Beispiel über ein Mobile Device Management (MDM) auf die Geräte, also eine Software zur zentralen Verwaltung von Smartphones und Tablets. Auf Android geht auch die direkte Installation.
Auf dem Gerät liegen Kundennamen, Adressen, Fotos und Unterschriften. Damit gilt die DSGVO. Nach Art. 32 DSGVO treffen Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für ein Schutzniveau, das dem Risiko angemessen ist. Ausdrücklich genannt ist unter anderem die Verschlüsselung. Bei einer Offline-App betrifft das auch die Daten auf dem Gerät.
Was das für Smartphones und Tablets bedeutet, beschreibt das BSI im IT-Grundschutz. Dazu gehören ein Gerätesperrcode mit automatischer Bildschirmsperre, ein verschlüsselter Speicher und die Verwaltung der Geräte über ein MDM. Über das MDM sollen sich dienstliche Daten aus der Ferne löschen lassen, etwa wenn ein Gerät verloren geht.
Bei einer eigenen Entwicklung stehen die Fragen am Anfang, nicht der Code. Diese fünf Schritte gehören dazu:
Eine überschaubare App, etwa eine Auftragserfassung mit Abgleich, ist bei uns in 8 bis 14 Wochen fertig. Komplexere Apps mit mehreren Modulen, Barcode-Scanner, Kamera und ERP-Anbindung brauchen 4 bis 6 Monate. Bei einer fertigen App entfällt die Entwicklung, es bleibt die Einrichtung.
Hinweis: Stand 12.10.2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
Schildern Sie uns Ihre Abläufe. Wir sagen Ihnen, ob eine fertige App reicht oder was eine eigene kostet.