ERP-Einführung: Ablauf, Dauer und woran Projekte scheitern
Eine ERP-Einführung beginnt mit der Aufnahme Ihrer Abläufe und der Software, die heute im Einsatz ist, nicht mit der Produktauswahl. Danach folgen eine Testversion mit eigenen Daten, die Datenübernahme, die Schulung und der Start im Betrieb. Wie lange das dauert, hängt vor allem vom Dokumentationsstand, von Cloud oder eigenem Server, von Schulungsunterlagen und vom Umfang der Datenübernahme ab. Scheitert eine Einführung, liegt es in der Praxis oft an der Vorbereitung: Die Abläufe wurden nicht geprüft, und im Betrieb fehlt die Zeit.
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Ein ERP-System bündelt Aufträge, Einkauf, Lager, Rechnungen und Stammdaten in einer Software. Die Einführung betrifft deshalb fast jeden Arbeitsplatz. Unsere Erfahrung stammt aus der Arbeit in mehreren Softwarefirmen und aus eigenen Kundenprojekten.
Wie läuft eine ERP-Einführung ab?
Eine ERP-Einführung beginnt nicht mit der Auswahl der Software. Zuerst müssen die eigenen Abläufe klar sein. Erst dann lässt sich prüfen, ob ein System dazu passt. So gehen wir vor:
Kennenlernen: Wir lernen Ihr Unternehmen kennen und klären gemeinsam, ob wir zusammenpassen.
Ist-Aufnahme: Welche Software ist im Einsatz, was kann sie, welche Funktionen hat sie? Daraus ergibt sich, ob wir Ihren Bedarf abdecken können.
Abläufe aufzeichnen: Wir erstellen Flussdiagramme Ihrer Prozesse, etwa für Einkauf, Lager, Aufträge und Rechnungen, samt Anbindung anderer Systeme wie Webshop oder Buchhaltung. Dann vergleichen wir sie mit der Software: Wo passt sie, wo wären Anpassungen nötig?
Testversion: Wir bauen eine Testversion auf. Darin spielen Sie Ihre Abläufe mit eigenen Daten durch.
Datenübernahme: Stammdaten und, falls nötig, Bewegungsdaten werden aus dem Altsystem übertragen und zur Probe geprüft.
Schulung und Start: Die Mitarbeiter werden geschult, dann startet das System im Betrieb. Danach braucht es schnelle Hilfe bei Fragen und Fehlern.
Infrage kommen Systeme verschiedener Hersteller und unser eigenes ERP SWX Studio. Welches passt, zeigt die Ist-Aufnahme.
Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Eine feste Dauer lässt sich nicht seriös nennen. Aus unserer Arbeit in mehreren Softwarefirmen kennen wir die Punkte, von denen sie vor allem abhängt:
Dokumentationsstand: Sind Ihre Abläufe beschrieben, geht die Ist-Aufnahme schneller.
Cloud oder eigener Server: Läuft das ERP auf Ihrem eigenen Server (On-Premise), gehören Installation und Einrichtung der Technik zur Einführung. In der Cloud betreibt der Anbieter die Technik.
Schulungsunterlagen und Hilfe: Stehen sie bereit, können Mitarbeiter selbst nachschlagen.
Ersteinrichtung oder Übernahme: Bei einer Übernahme müssen Daten aus dem bisherigen System übertragen und geprüft werden, bei einer Ersteinrichtung nicht.
Umfang der Übernahme: Reichen die Stammdaten, oder sollen auch Bewegungsdaten wie Aufträge und Rechnungen mit?
Dazu kommt die Zeit, die Ihre Mitarbeiter neben dem Tagesgeschäft für Ist-Aufnahme, Tests und Schulung haben.
Woran scheitern ERP-Einführungen?
Diese Punkte haben wir bei Kunden immer wieder erlebt. Keiner davon ist ein Fehler der Software selbst.
Verkauft, ohne den Betrieb zu prüfen: In mehreren Fällen, die wir erlebt haben, wusste die Person, die die Software verkauft hat, nicht genau, was im konkreten Betrieb möglich ist. Im Vordergrund stand der Verkauf, nicht die Frage, ob die Software passt.
Abläufe nicht geprüft: Die Geschäftsführung hat sich nicht genau damit befasst, ob die eigenen Prozesse in der Software abgebildet werden können oder ob individuelle Anpassungen nötig sind. Dann wird nachträglich angepasst, oder der Betrieb muss sich nach der Software richten.
Keine Zeit im Betrieb: In vielen Fällen, die wir gesehen haben, wurde vor dem Kauf keine Planung mit dem Betrieb abgesprochen. Dann fehlt die Zeit für Tests und Schulung genau dann, wenn sie gebraucht wird.
Stammdaten nicht bereinigt: Doppelte Artikel und veraltete Adressen wandern sonst ins neue System. Die Bereinigung ist eine Fachaufgabe für die Mitarbeiter, die täglich mit den Daten arbeiten.
Schnittstellen zu spät geklärt: Ob und wie Webshop, Buchhaltung oder Zeiterfassung angebunden werden, gehört vor die Systemauswahl.
Key-User fehlen: Key-User sind Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, die das System zuerst lernen, bei Tests helfen und später Kollegen unterstützen. Werden sie spät benannt und nur kurz geschult, fehlt diese Stütze.
Veränderung nicht erklärt: Wer nicht weiß, warum umgestellt wird und was sich für ihn ändert, empfindet das neue System schnell als Zumutung.
Stammdaten, Bewegungsdaten, Übernahme: was muss mit?
Stammdaten ändern sich selten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise. Bewegungsdaten entstehen im laufenden Geschäft: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lagerbewegungen, Zahlungen. Ob auch Bewegungsdaten mitmüssen, entscheidet über Aufwand und Prüfung.
Steuerlich relevante Unterlagen müssen aufbewahrt werden: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). In dieser Zeit müssen elektronische Daten verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.
Was bei einem Systemwechsel gilt, beschreiben die GoBD des Bundesfinanzministeriums in Randziffer 142 bis 144:
Das Altsystem darf nur wegfallen, wenn alle aufbewahrungspflichtigen Daten samt Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen gleichwertig in das neue System oder ein Archiv überführt werden, mit denselben Auswertungen wie bisher.
Bei der Übertragung darf nur das Format geändert werden, etwa beim Datum oder der Währung, nicht der Inhalt. Die Änderungen sind zu dokumentieren.
Sonst müssen die ursprüngliche Hard- und Software für die Dauer der Aufbewahrungsfrist bereitstehen. Auszüge oder Druckdateien reichen nicht, wenn dabei Daten fehlen.
Eine Erleichterung nennt § 147 Abs. 6 AO: Hat noch keine Außenprüfung begonnen, reicht es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten.
Für Ihr Projekt heißt das: Klären Sie vorher mit Ihrem Steuerberater, welche Daten ins neue System gehen, welche ins Archiv und wie lange das Altsystem lesbar bleibt. Ob die Daten vollständig ankommen, zeigt eine Testmigration. Mehr dazu im Artikel Warum Testmigrationen Pflicht sind. Läuft Ihr Betrieb heute auf einer selbst gebauten Access-Datenbank, lesen Sie auch Access-Alternative: wann sich die Ablösung lohnt.
Cloud oder On-Premise: was ändert sich für die Einführung?
Bei einer Installation auf dem eigenen Server (On-Premise) liegt die Technik bei Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister: Server, Installation, Updates und Datensicherung. Das muss in der Einführung mit eingeplant werden.
Bei einer Cloud-Lösung betreibt der Anbieter die Technik in seinem Rechenzentrum. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) weist darauf hin, dass Sie damit Daten an den Anbieter auslagern und Kontrolle und Verantwortung abgeben. Der IT-Grundschutz-Baustein zur Cloud-Nutzung verlangt, dass dokumentiert ist, welche Aufgaben beim Anbieter und welche beim Kunden liegen. Außerdem sollte im Vertrag stehen, wie Sie den Anbieter wechseln oder Ihre Daten zurückholen können.
Was sollten Sie vor der Unterschrift klären?
Viele der Probleme oben lassen sich vorher klären. Diese Punkte sollten geregelt sein:
Checkliste: Vor der Unterschrift klären
✓Prozesse dokumentiert und geprüft: Ihre Abläufe sind aufgezeichnet und mit der Software abgeglichen.
✓Anpassungsbedarf benannt: Es steht schriftlich fest, was die Software nicht abdeckt und was dafür angepasst wird.
✓Zeitplan mit dem Betrieb abgestimmt: Wer wann für Ist-Aufnahme, Tests und Schulung gebraucht wird, ist mit Ihnen abgesprochen.
✓Testversion mit eigenen Daten: Sie haben Ihre wichtigsten Abläufe mit eigenen Daten durchgespielt.
✓Umfang der Datenübernahme: Fest steht, ob nur Stammdaten oder auch Bewegungsdaten übernommen werden und was mit dem Altsystem passiert.
✓Support und Reaktionszeit geregelt: Sie wissen, wer bei einer Störung hilft und wie schnell.
✓Schulung und Hilfe vorhanden: Es gibt Schulungsunterlagen, eine Hilfe im Programm und einen Plan, wer wann geschult wird.
Wie wir ERP-Projekte von der Ist-Aufnahme bis zum Start begleiten, lesen Sie auf der Seite ERP-Beratung.
Häufige Fragen zur ERP-Einführung
Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Eine feste Dauer gibt es nicht. Sie hängt vom Dokumentationsstand, von Cloud oder eigenem Server, von Schulungsunterlagen und Hilfe und vom Umfang der Datenübernahme ab. Eine belastbare Einschätzung ist nach der Ist-Aufnahme möglich.
Was kostet eine ERP-Einführung?
Das hängt vom Umfang ab: Nutzer, Abläufe, Anpassungen, Schnittstellen und Datenübernahme. Pauschale Preise nennen wir deshalb nicht. Was es bei Ihnen kostet, klären wir im kostenlosen Erstgespräch und nach der Ist-Aufnahme.
Müssen alle Altdaten ins neue ERP übernommen werden?
Nicht zwingend ins neue ERP. Steuerlich relevante Daten müssen aber je nach Art sechs, acht oder zehn Jahre verfügbar und auswertbar bleiben (§ 147 AO). Nach den GoBD darf das Altsystem nur abgeschaltet werden, wenn die Daten vollständig in das neue System oder ein Archiv überführt wurden. Klären Sie den Weg mit Ihrem Steuerberater.
Cloud oder eigener Server: was passt besser?
Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Auf dem eigenen Server kümmern Sie oder Ihr IT-Dienstleister sich um Technik, Updates und Sicherung. In der Cloud übernimmt das der Anbieter, Sie geben dafür Kontrolle ab. Klären Sie in beiden Fällen, wer bei Störungen hilft und wie Sie Ihre Daten zurückbekommen.
Was ist eine Ist-Aufnahme?
Die Ist-Aufnahme hält fest, wie Ihr Betrieb heute arbeitet: welche Software im Einsatz ist, was sie kann und wie die Abläufe aussehen. Wir zeichnen die Abläufe als Flussdiagramme auf. Daraus ergibt sich, ob und wie ein ERP Ihren Bedarf abdeckt.
