KI erlauben statt verbieten: mit klaren Regeln und geeigneten Werkzeugen, damit Ihre Mitarbeiter KI sicher nutzen können.
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In vielen Betrieben nutzen Mitarbeiter KI-Assistenten bereits, oft eigenmächtig und auf dem eigenen Handy. Sie formulieren E-Mails, fassen Unterlagen zusammen oder übersetzen Texte. Dabei landen schnell Kundendaten, Preise oder interne Dokumente im Chatfenster.
Die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern beschreibt das Risiko: Ohne klare Regeln nutzen Beschäftigte KI-Anwendungen eigenmächtig und unkontrolliert. Das sei derzeit „Realität in vielen Unternehmen“ und könne zu Datenschutzverstößen führen (Orientierungshilfe KI und Datenschutz, Rn. 36).
Aus unserer Praxis: Viele Mitarbeiter glauben, eingegebene Daten verschwinden im Nichts und niemand fragt später danach. Tatsächlich speichern viele Dienste die Eingaben. Je nach Dienst und Einstellung können sie auch für das Training der Modelle verwendet werden.
Ein Verbot ändert daran wenig, solange jeder einen KI-Assistenten auf dem Handy hat. Wir helfen Ihnen, KI kontrolliert bereitzustellen.
Welche Bausteine Sie brauchen, hängt von Ihrem Betrieb ab. Das klären wir im Erstgespräch.
Wir wählen mit Ihnen Dienste aus, die zu Ihren Daten passen, und richten sie ein: betriebliche statt private Konten, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wo er nötig ist, Dienste, die Ihre Eingaben nicht zum Training verwenden, und geprüfte Einstellungen.
Für sensible Daten kann eine eigene KI sinnvoll sein. Auf Ihrem eigenen Server verlassen die Daten den Betrieb nicht. Alternativ läuft die KI auf einem Server in Deutschland, nur für Ihren Betrieb. Technisch geschlossene Systeme hält die Datenschutzkonferenz für vorzugswürdig.
Eine schriftliche Richtlinie legt fest, welche Dienste erlaubt sind und wofür. Sie zeigt mit Beispielen, was hinein darf und was nicht. Ihre Mitarbeiter bestätigen sie per Unterschrift. Solche dokumentierten internen Weisungen empfiehlt auch die Datenschutzkonferenz.
Wir schulen Ihre Mitarbeiter im sicheren Umgang mit KI, mit Schulungsmaterial und einem Teilnahmezertifikat für jeden Teilnehmer. Die Geschäftsleitung erhält Unterlagen und eine Zusammenfassung für die Dokumentation.
Zur KI-Schulung →Wir legen uns bewusst auf keinen Anbieter fest. Die Modelle ändern sich derzeit fast wöchentlich – wir wählen mit Ihnen, was zu Ihren Daten und Abläufen passt.
| Kriterium | Cloud-Dienst mit Firmenkonto | KI auf eigenem Server |
|---|---|---|
| Einstieg und Aufwand | Schneller Einstieg: Konten anlegen, Einstellungen prüfen, Regeln festlegen. | Mehr Aufwand zu Beginn: passende Hardware oder ein gemieteter Server, Installation und Einrichtung. |
| Wo liegen die Daten? | Beim Anbieter. Liegen sie außerhalb der EU, gelten zusätzliche Regeln der DSGVO für Übermittlungen in Drittstaaten. | Auf Ihrem Server im Betrieb oder auf einem Server, den Sie in Deutschland mieten. |
| Vertrag und Auftragsverarbeitung | Häufig ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter nötig (Art. 28 DSGVO). | Betreiben Sie die KI selbst und nur für eigene Zwecke, sind Sie in der Regel allein verantwortlich. Beim gemieteten Server ist meist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Rechenzentrum nötig. |
| Leistungsfähigkeit und Aktualität der Modelle | Zugriff auf die Modelle des Anbieters, auch sehr große. Neue Versionen stellt der Anbieter bereit. | Offene Modelle, deren Größe von Ihrer Hardware abhängt. Neue Versionen werden nach Prüfung eingespielt. Ob die Leistung für Ihre Aufgaben reicht, testen wir vorher. |
| Betrieb und Wartung | Betrieb und Wartung übernimmt der Anbieter. Sie pflegen Konten, Einstellungen und Regeln. | Updates, Sicherheit und Überwachung müssen organisiert werden, intern oder durch einen Dienstleister. |
Sie schildern Ihre Lage. Wir sagen Ihnen, ob und wie wir helfen können.
Welche KI wird schon genutzt, von wem und mit welchen Daten?
Welche Dienste und Einstellungen passen, und ob eine eigene KI sinnvoll ist.
Konten, Verträge und Einstellungen oder die eigene KI auf dem Server.
Schriftliche Regeln zum Unterschreiben und die Schulung Ihrer Mitarbeiter.
Pauschal lässt sich das nicht beantworten. Es kommt auf Konto, Vertrag und Einstellungen an. Die Datenschutzkonferenz nennt dafür Punkte, die für ChatGPT ebenso gelten wie für vergleichbare Dienste anderer Anbieter, etwa von Anthropic, Google oder Microsoft: ein betriebliches statt eines privaten Kontos, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Einstellungen, mit denen Ihre Eingaben nicht zum Training verwendet werden, und klare Regeln für personenbezogene Daten. Ob ein bestimmtes Angebot dazu passt, prüfen wir im Einzelfall.
Grundsätzlich dasselbe wie für andere Cloud-Dienste. Entscheidend ist, über welches Konto Copilot genutzt wird, welche Vertragsbedingungen gelten und wie der Dienst eingerichtet ist. Ist ein KI-Assistent in Büroprogramme eingebunden, kommt eine Frage hinzu: Auf welche Dateien, E-Mails und Dokumente darf er zugreifen? Das prüfen wir mit Ihnen vor der Einführung und halten es in der KI-Richtlinie fest.
Nicht immer. Oft genügt ein Cloud-Dienst mit Firmenkonto und klaren Regeln. Eine eigene KI kommt vor allem in Frage, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, die den Betrieb nicht verlassen sollen. Es hängt also von Ihren Daten und dem Zweck ab. Wir besprechen beide Wege mit Ihnen.
Das hängt von Ihrem Betrieb ab: wie viele Mitarbeiter KI nutzen, welche Daten betroffen sind und ob eine eigene KI dazukommt. Den Umfang klären wir im Erstgespräch. Auf dieser Grundlage erhalten Sie ein Angebot.
Wer KI beruflich nutzt, muss nach Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz seiner Mitarbeiter unterstützen. Eine Schulung mit dokumentierter Teilnahme ist dafür der naheliegende Weg. Was die Regel genau verlangt, lesen Sie in unserem Artikel zur KI-Schulungspflicht.
Quelle: Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Mai 2024 (PDF) – Rn. 16 bis 20 (geschlossene und offene Systeme), Rn. 24 und 25 (Training und Eingabe-Historie), Rn. 32 (Auftragsverarbeitung), Rn. 36 (interne Regeln), Rn. 41 (betriebliche Konten), Rn. 46 (Schulungen). Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Im Erstgespräch klären wir, welche KI Ihre Mitarbeiter schon nutzen und welcher Weg zu Ihrem Betrieb passt. Kostenlos und unverbindlich.
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