KI-Schulungspflicht nach Art. 4 KI-Verordnung: Was Unternehmen 2026 tun sollten

Gibt es eine Pflicht zur KI-Schulung?

Nicht im Wortsinn. Art. 4 der KI-Verordnung schreibt keine Schulung vor, sondern Maßnahmen. In der Fassung, die seit Juli 2026 gilt, ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, „um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen“, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Zu berücksichtigen sind dabei technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI eingesetzt wird.

Was KI-Kompetenz ist, legt Art. 3 Nr. 56 fest: die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden bewusst zu werden.

Die EU-Kommission weist aber darauf hin, dass es in vielen Fällen nicht ausreicht, sich auf die Gebrauchsanweisung eines KI-Systems zu verlassen oder die Mitarbeiter zu bitten, sie zu lesen.

Wen betrifft die Regel?

Art. 4 richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer im Rahmen einer persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit. Das trifft fast jedes Unternehmen, in dem Mitarbeiter KI-Werkzeuge nutzen. Die EU-Kommission bejaht die Pflicht ausdrücklich für Unternehmen, deren Mitarbeiter etwa ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen verwenden.

Auf die Größe kommt es nicht an. Die Bundesnetzagentur nennt Anbieter und Betreiber unabhängig von Wirtschaftszweig oder Organisationsgröße. Erfasst sind neben dem eigenen Personal auch Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten, zum Beispiel Auftragnehmer oder Dienstleister.

Was hat sich im Juli 2026 geändert?

Ursprünglich verlangte Art. 4, dass Unternehmen „nach besten Kräften“ sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Mit der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, der Verordnung (EU) 2026/1744, wurde die Regel neu gefasst. Die Änderung wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am 27. Juli 2026 in Kraft.

Niemand muss mehr für eine einzelne Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz garantieren. Die Pflicht, aktiv Maßnahmen zu ergreifen, besteht aber weiter. Zusätzlich sollen EU-Kommission und Mitgliedstaaten Anbieter und Betreiber unterstützen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen.

Was wird nicht verlangt, und welche Folgen drohen?

• Kein Zertifikat: Die KI-Verordnung sieht keine Zertifizierungspflicht für Schulungen vor.
• Kein festes Format: Vom Selbstlernprogramm über Workshops bis zur mehrstufigen Fortbildung ist alles möglich, intern oder extern.
• Kein KI-Beauftragter: Eine besondere Rolle oder Gremienstruktur ist für Art. 4 nicht vorgeschrieben.
• Kein Wissenstest: Das Wissen der Mitarbeiter muss nicht gemessen werden.

Ein festes Bußgeld für fehlende Schulung nennt die KI-Verordnung nicht. Art. 4 gehört nicht zu den Pflichten, für die Art. 99 Abs. 3 bis 5 Bußgeldrahmen festlegt. Auch die Bußgeldvorschrift des deutschen Durchführungsgesetzes, § 15 KI-MIG, führt Art. 4 nicht auf.

Folgenlos ist die Regel trotzdem nicht. Nach Art. 99 Abs. 1 legen die Mitgliedstaaten Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen für Verstöße gegen die Verordnung fest. Die EU-Kommission hält solche Maßnahmen der nationalen Behörden auch bei Art. 4 für möglich, verhältnismäßig und im Einzelfall. Wahrscheinlicher sei das, wenn ein Vorfall auf fehlende Schulung und Anleitung zurückgeht. Die Bundesnetzagentur weist darauf hin, dass ein Mangel an KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden kann, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht.

In Deutschland ist seit dem 29. Juli 2026 grundsätzlich die Bundesnetzagentur zuständig. Das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) macht sie zur Marktüberwachungsbehörde, soweit nicht andere Behörden zuständig sind, etwa die BaFin im Finanzbereich. Laut EU-Kommission überwachen die nationalen Behörden Art. 4 ab dem 2. August 2026.

Wie setzen Sie die Pflicht um und dokumentieren sie?

Die Bundesnetzagentur nennt vier Grundsteine: den Bedarf ermitteln, die Maßnahmen passend gestalten, regelmäßig auffrischen und dokumentieren. Für die Dokumentation empfiehlt sie, die Art der Maßnahmen, ihren inhaltlichen und zeitlichen Umfang und die teilnehmenden Personen festzuhalten. Die EU-Kommission hält eine interne Aufzeichnung der Schulungen und anderer Maßnahmen für ausreichend.

Fragt später die Aufsicht oder ein Auftraggeber nach, ist eine solche Dokumentation schneller vorgelegt als jede Erklärung im Nachhinein.

Erlauben statt verbieten: Wie stellen Sie KI im Betrieb sicher bereit?

Ein Verbot klingt sicher, greift aber kaum, wenn jeder Mitarbeiter einen KI-Assistenten auf dem eigenen Handy hat. Die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern sieht das Risiko: Ohne klare Regeln nutzen Beschäftigte KI-Anwendungen eigenmächtig und unkontrolliert, nach ihrer Einschätzung in vielen Unternehmen schon heute. Das kann zu Datenschutzverstößen und anderen Schäden führen.

Besser ist es, KI kontrolliert bereitzustellen. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz nennt dafür unter anderem:

• Betriebliche statt private Konten: Der Arbeitgeber stellt Geräte und Konten für die berufliche Nutzung bereit.
• Geeignete Dienste: Bei Cloud-Diensten ist häufig ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Vorzugswürdig sind Dienste, die Eingaben nicht zum Training verwenden. Für Übermittlungen in Drittstaaten gelten zusätzliche Regeln der DSGVO. Technisch geschlossene Systeme, etwa auf eigenen Servern, sind aus Datenschutzsicht vorzugswürdig.
• Klare Regeln: Dokumentierte interne Weisungen, ob, wofür und unter welchen Voraussetzungen welche KI-Anwendungen genutzt werden dürfen, am besten mit Beispielen für erlaubte und untersagte Einsätze.
• Schulung: Beschäftigte werden durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche sensibilisiert.

Das Ziel sind klare Regeln und geeignete Werkzeuge, damit Ihre Mitarbeiter KI sicher nutzen können. Solutionworx unterstützt dabei mit vier Bausteinen: Auswahl und Einrichtung passender KI-Dienste, eigene KI auf einem eigenen Server oder in Deutschland gehostet, eine schriftliche KI-Richtlinie zum Unterschreiben und die Schulung nach Art. 4.

Für den letzten Baustein gibt es unsere KI-Schulung für Unternehmen: mit Schulungsmaterial und Teilnahmezertifikat für die Teilnehmer und Unterlagen für die Geschäftsleitung.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 12.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der amtliche Text der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744.