GAEB-Datei öffnen: X83, D83 und P83 richtig lesen

GAEB ist das Austauschformat für Leistungsverzeichnisse im Bauwesen. Der Name steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen, der das Format festlegt. Wer an Ausschreibungen teilnimmt, bekommt früher oder später eine GAEB-Datei: vom Architekten, vom Planungsbüro oder von einem öffentlichen Auftraggeber.

Das Problem: Weder Windows noch Office können die Datei von sich aus anzeigen. Ein Doppelklick führt ins Leere oder öffnet einen Haufen XML-Text.

Was bedeuten die Endungen X83, D83 und P83?

Die Endung einer GAEB-Datei sagt zwei Dinge: aus welcher Formatgeneration sie stammt und in welcher Phase der Ausschreibung sie steht.

Der Buchstabe nennt die Generation:

• D, zum Beispiel D83: GAEB 90, das älteste Format, eine Textdatei mit fester Zeilenstruktur.
• P, zum Beispiel P83: GAEB 2000.
• X, zum Beispiel X83: GAEB DA XML, das heutige Format, verbreitet in den Fassungen 3.0 bis 3.3.

Die Zahl nennt die Phase:

• 81: Leistungsbeschreibung
• 82: Kostenanschlag
• 83: Angebotsaufforderung, also das Leistungsverzeichnis, das Sie bepreisen sollen
• 84: Angebotsabgabe, die Datei mit Ihren Preisen, die Sie zurückschicken
• 85: Nebenangebot
• 86: Auftragserteilung

Die Phasen heißen in allen Generationen gleich. Eine D83 und eine X83 enthalten also dieselbe Art von Inhalt, nur in einem anderen Aufbau. Wer eine X83-Datei öffnen will, braucht ein Programm, das GAEB DA XML liest. Für eine D83 braucht es eines, das GAEB 90 noch kennt.

Daneben gibt es Formate für die Abrechnung, etwa X31 und D11 für Mengenermittlungen aus dem Aufmaß. Im Alltag eines Handwerks- oder Baubetriebs sind X83 und D83 die häufigsten: Sie kommen als Aufforderung, ein Angebot abzugeben.

Warum muss die Antwort in derselben GAEB-Version zurück?

Im Handwerk kommen Ausschreibungen in sehr unterschiedlichen Generationen an: als GAEB 90, als GAEB 2000 oder als GAEB DA XML. Die ausgefüllte Ausschreibung geht in derselben Versionskennung zurück, in der sie kam:

• D83 wird zur D84
• P83 wird zur P84
• X83 wird zur X84, bei GAEB DA XML in derselben Fassung wie die Anfrage

Der Grund liegt im Ablauf. Für die Angebotsabgabe ergänzen Sie das Leistungsverzeichnis des Ausschreibers mit Ihren Preisen, Bietertextergänzungen und, wo vorgesehen, freien Mengen. Dann senden Sie es zurück. Der Ausschreiber liest die Angebote in seine Software ein und wertet sie in einem Preisspiegel aus.

Die Generationen sind dabei nicht beliebig austauschbar. Laut GAEB ist GAEB 90 nicht mit GAEB DA XML kompatibel. Auch GAEB DA XML 3.3 ist zur Syntax der Vorgängerfassungen nicht kompatibel, einschließlich 3.2. Eine Antwort in einer anderen Version kann die Software des Ausschreibers deshalb unter Umständen nicht verarbeiten. Achten Sie bei der Wahl des Programms darauf, dass es die 84 in der Generation und Fassung schreibt, in der die Anfrage kam.

Wie öffne ich eine GAEB-Datei?

1. Ein kostenloser GAEB-Viewer. Es gibt mehrere kostenlose Programme und Online-Dienste, die eine GAEB-Datei anzeigen und als PDF ausgeben. Das reicht, wenn Sie nur wissen wollen, was ausgeschrieben ist.

2. Ein Konverter nach Excel. Online-Konverter wandeln das Leistungsverzeichnis in eine Tabelle um. Das ist praktisch zum Kalkulieren. Aber Vorsicht: Ausschreibungsunterlagen sind oft vertraulich. Prüfen Sie, wohin Sie die Datei hochladen und was dort mit ihr passiert.

3. Software, die die Datei weiterverarbeitet. Wer ein Angebot abgeben soll, muss die Preise in das Leistungsverzeichnis eintragen und die Datei als 84 zurückschicken, bei einer X83 also als X84. Das kann ein reiner Viewer nicht. Dafür braucht es ein Programm mit GAEB-Schnittstelle, etwa eine AVA- oder Kalkulationssoftware oder ein ERP mit GAEB-Kette.

Welcher GAEB-Viewer reicht?

Ein Viewer zeigt das Leistungsverzeichnis an, viele geben es auch als PDF aus. Zum Lesen und Drucken reicht das. Achten Sie bei der Auswahl auf drei Punkte:

• Generation und Fassung: Der Viewer muss das Format Ihrer Dateien kennen, also GAEB 90, GAEB 2000 oder GAEB DA XML bis 3.3.
• Ort der Verarbeitung: Ein Programm auf Ihrem Rechner behält die Datei bei Ihnen. Bei einem Online-Dienst verlässt sie Ihren Rechner.
• Ausfüllfunktion: Laut GAEB muss ein Viewer eine Ausfüllfunktion haben, wenn Sie die Datei bearbeiten wollen.

Für das Bepreisen und Zurückgeben reicht ein reiner Viewer nicht. Dafür braucht es eine Ausfüllfunktion oder Software mit GAEB-Schnittstelle, die die 84 in derselben Version schreibt.

Warum scheitert der Austausch mit dem Ausschreiber so oft?

Zwei Probleme sehen wir in der Praxis häufig:

• Die Formate passen nicht zusammen: Die Ausschreibung kommt in einer Generation oder Fassung, die das eigene Programm nicht liest oder nicht schreibt. Ein älteres Programm kennt GAEB DA XML 3.3 vielleicht noch nicht, ein neueres GAEB 90 vielleicht nicht mehr.
• Alte GAEB-Programme sind schwer zu bedienen: Viele haben veraltete Oberflächen.

Dazu kommen technische Ursachen:

• Falsche oder fehlende Endung: Manche E-Mail-Programme benennen Anhänge um. Gute Software erkennt das Format am Inhalt der Datei, nicht nur an der Endung.
• Umlaute sind verstümmelt: Bei GAEB 90 liegt das meist am Zeichensatz der Textdatei.
• Die Datei ist beschädigt: Dann hilft nur, beim Absender eine neue Datei anzufordern.

Wann reicht ein Viewer nicht mehr?

Solange Sie nur mitlesen, genügt ein Viewer. Sobald Sie regelmäßig Angebote auf Leistungsverzeichnisse abgeben, wird es mühsam: Positionen werden abgetippt, Preise in Excel gerechnet, die X84 mit einem weiteren Programm erzeugt. Kommt der Auftrag, geht es mit Aufmaß, Abschlagsrechnungen, Nachträgen und Schlussrechnung weiter, oft wieder in einem anderen System.

In SWX Studio bleibt das in einem Beleg: GAEB-Dateien X81 bis X86, GAEB 90 und GAEB 2000 einlesen, das Angebot als X84 abgeben, Aufmaße nach X31 und D11 zuordnen, Abschläge nach VOB/B rechnen und die Schlussrechnung als E-Rechnung ausgeben. Das Format wird dabei am Inhalt erkannt, nicht an der Endung.