Excel ablösen
Wir schauen uns Ihre Datei an, sagen Ihnen ehrlich, was drinsteckt — und machen daraus entweder eine aufgeräumte Excel-Datei oder ein richtiges Programm mit Datenbank. Das erste Gespräch ist kostenlos.
Excel ist schnell da und kann fast alles. Deshalb laufen in vielen Betrieben ganze Abläufe darüber, die eigentlich ein Programm bräuchten.
Stundensätze, Zuschläge, Materialpreise und Positionen — über Jahre gewachsen, mit Formeln, die auf andere Blätter und Dateien zeigen.
Rechnungsvorlage mit Nummer von Hand, daneben eine Liste, wer schon bezahlt hat und wer gemahnt werden muss.
Stundenzettel, Urlaubsplan und Schichtplan, jeden Monat kopiert und von Hand zusammengeführt.
Bestände, Lieferantenpreise und Artikelnummern in Listen, die nur stimmen, solange alle sorgfältig nachtragen.
Prüftermine, Wartungsintervalle und Kündigungsfristen — farbig markiert, aber nur, wenn jemand die Datei auch öffnet.
Kennzahlen, die jeden Monat aus mehreren Exporten zusammenkopiert werden. Ein falscher Bereich, und die Zahl stimmt nicht mehr.
Irgendwann ist die Datei so gewachsen, dass niemand sie mehr ganz versteht — manchmal nicht einmal der, der sie gebaut hat. Dann reicht ein Update, ein Urlaub oder eine Kündigung, und ein Ablauf steht still.
Jemand löscht aus Versehen ein paar Zeilen oder überschreibt eine Formel mit einer festen Zahl und speichert. Niemand bemerkt es, alle arbeiten wochen- oder monatelang in der Datei weiter. Wenn der Fehler auffällt, reicht die Datensicherung oft nicht mehr so weit zurück, oder das Zurückspielen würde die Arbeit aller seither vernichten. In einer Datenbank mit Änderungsprotokoll sehen Sie, wer wann was gelöscht hat, und holen genau diese Daten zurück.
Wie Sie das selbst prüfen, steht in unserem Artikel Excel-Datei zu langsam? Sieben Anzeichen.
Wer Rechnungen in Excel schreibt, vergibt die Nummern meist von Hand und kann eine verschickte Rechnung nachträglich ändern, ohne dass es jemand merkt. Für eine ordnungsgemäße Buchführung nach GoBD ist das ein Risiko: Bei einer Prüfung muss nachvollziehbar sein, dass nichts verändert wurde.
Für Angebote, Rechnungen, offene Posten und Mahnungen gibt es deshalb ein eigenes Werkzeug: SWX Studio, unser ERP im Browser — mit fortlaufenden Nummern, Protokoll jeder Änderung und E-Rechnung.
Ob Ihre Abläufe den Anforderungen genügen, klären Sie im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater.
Sie kaufen kein Projekt auf Verdacht. Erst sehen wir uns die Datei an, dann bekommen Sie eine Empfehlung, dann entscheiden Sie.
30 Minuten, kostenlos. Per Bildschirmfreigabe zeigen Sie uns eine Datei, wir sagen Ihnen, was wir sehen.
Zum vorher vereinbarten Festpreis: Formeln, Verknüpfungen, Makros, Datenmengen, Fehler und Risiken. Sie erhalten einen schriftlichen Bericht mit Empfehlung.
Je nach Ergebnis machen wir die Datei schnell und verständlich oder überführen sie in eine Datenbank oder ein Programm. Mit Festpreis, sobald der Umfang klar ist.
Was richtig ist, entscheidet der Check, nicht unsere Vorliebe. Manchmal ist die beste Antwort, dass Excel bleibt.
Der Excel-Check hat einen vorher vereinbarten Festpreis. Auch für die Umsetzung erstellen wir ein Festpreisangebot, sobald der Umfang klar ist.
Ihre bisherige Datei läuft weiter, bis die neue Lösung abgenommen ist. Kein erzwungenes Umschalten.
In Kalkulationen stecken Ihre Stundensätze und Margen. Ihre Dateien bleiben bei Ihnen: Den Check machen wir per Bildschirmfreigabe oder vor Ort, auf Wunsch mit Vertraulichkeitsvereinbarung.
Nach dem Check erhalten Sie einen schriftlichen Bericht: was in der Datei steckt, wo Fehler und Risiken liegen, was wir empfehlen. Der Bericht gehört Ihnen, auch wenn Sie danach nicht mit uns weitermachen.
Zeigen Sie sie uns. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen, was drinsteckt und welcher Weg sich lohnt.
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