Stärken · Sicherheit & Recht
Finanzdaten getrennt, Änderungen nachvollziehbar.
SWX Studio hält Mandanten auseinander, schreibt Änderungen an Belegen und Stammdaten automatisch in ein verkettetes Protokoll und lässt sich per Klick prüfen. Es unterstützt Sie bei der Einhaltung der GoBD – eine Zertifizierung besteht nicht.
Protokoll
Jede Änderung hinterlässt eine Spur.
Verkettetes Protokoll
Änderungen werden automatisch protokolliert und per SHA-256 verkettet. Die Prüfung per Klick – und jede Nacht automatisch – meldet, wenn die Kette gebrochen ist.
Rechnungen bleiben stehen
Festgeschriebene Rechnungen werden nicht gelöscht; Fehler korrigieren Sie per Storno, Rechnungskorrektur oder neuer Version – das Original bleibt stehen. Die Nummer entsteht erst beim Festschreiben; jeder Nummernkreis läuft lückenlos.
Sensible Felder geschwärzt
Besonders schutzwürdige Angaben wie Geburtsdatum, Ausweisdaten oder IBAN und BIC eines Lastschriftmandats stehen im Protokoll nur als „redigiert“.
Fristen bleiben stehen
Eine einmal gesetzte Aufbewahrungsfrist verlängert das System höchstens, es verkürzt sie nie; vor Fristende ist das Entfernen gesperrt.
Mandanten
Jeder Mandant ist eine eigene Datenwelt.
Die Trennung der Mandanten greift auf Ebene des Datenzugriffs, nicht erst in der Oberfläche: Jede Abfrage ist auf den gewählten Mandanten beschränkt. Vor allen Modulseiten steht die Wahl des Mandanten.
Anmeldung
Passkey oder Zwei-Faktor – für Administratoren Pflicht.
Passkey
Anmeldung per Passkey mit Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN gilt als beide Faktoren und ersetzt die Abfrage des Authenticator-Codes; mehrere Passkeys je Konto sind möglich.
Zwei-Faktor
Authenticator-App mit Wiederherstellungscodes. Für die Administrator-Rolle ist der zweite Faktor Pflicht.
Sperre und Passwort
Nach fünf Fehlversuchen wird das Konto für 15 Minuten gesperrt, der Link zum Zurücksetzen gilt nur zwei Stunden, Passwörter haben mindestens 12 Zeichen.
Deaktivieren statt löschen
Ausgeschiedene Benutzer deaktivieren Sie, statt sie zu löschen; ein Konto, das im Protokoll auftaucht, lässt sich gar nicht löschen – seine Spur bleibt lesbar.
Handys einzeln widerrufen
Die Upload-App ist ein gekoppeltes Gerät mit eigenem Zugang für genau einen Mandanten – widerrufbar mit einem Klick. Mehr zur Handy-App →
Datenschutz
Nur auf Wegen, die Sie einrichten.
Klare Wege nach außen
Daten verlassen das System nur auf Wegen, die Sie einrichten: Belegversand über Ihren Mailserver, die optionale KI-Erkennung (Azure OpenAI) und mit dem Modul Zeiterfassung oder Wartung der Abgleich mit Norlyvo.
KI ab Werk aus
Die KI-Erkennung ist ab Werk aus und wird erst mit einem in den Servereinstellungen hinterlegten Azure-OpenAI-Zugang aktiv. Ist sie eingerichtet, begrenzt ein Kontingent je Mandant den Verbrauch, sofern es nicht auf „unbegrenzt“ steht.
Zugangsdaten verschlüsselt
Zugangsdaten zu Fremdsystemen liegen verschlüsselt; der Schlüssel liegt im Betrieb getrennt von der Datenbank.
Rückmeldungen mit Schutz
Die Meldefunktion schickt ein Abbild des Bildschirms mit, in dem die Werte geschwärzt sind – abwählbar. Ungeschwärzt geht es nur, wenn Sie das eigens ankreuzen.
Betrieb
Von uns betreut oder auf Ihrem Server.
Keine Installation am Arbeitsplatz
Bedienung im Browser; das Hosting übernehmen wir, oder es läuft auf einem eigenen Linux-Server mit Docker. Für den Direktdruck auf lokale Drucker gibt es optional den SWX-Druckagenten für Windows; ohne ihn erzeugt das Studio PDFs.
Tägliche Sicherung
Täglich kommen Datenbank, Schlüsselring und Dateiablage in ein Archiv – im betreuten Betrieb verschlüsselt, auf eigenem Server zur Übernahme in Ihre Datensicherung; die Wiederherstellung lässt sich im Probelauf prüfen, ohne den Betrieb zu berühren.
Cloud-Backup in Deutschland
Für eigene Server zubuchbar: Die tägliche Sicherung geht verschlüsselt mit Ihrem Schlüssel in ein Rechenzentrum in Deutschland – wir speichern, können aber nicht lesen. Tägliche Stände bleiben 30 Tage, Monatsstände 12 Monate.
Sicherung auf Knopfdruck
Administratoren erstellen im Studio eine Sicherung und laden sie mit eigenem Passwort verschlüsselt herunter. Vorher bestätigen sie mit dem zweiten Faktor; alle Administratoren erhalten eine Nachricht, und das Protokoll hält es fest.
Verschlüsselte Verbindung
Die Seite wird per TLS ausgeliefert: auf eigenem Server mit mitgeliefertem Zertifikatsabruf oder hinter Ihrem eigenen TLS-Proxy.
Lizenz läuft ab – Daten bleiben
Läuft eine Lizenz ab, wird nichts gelöscht – der Datenbestand bleibt vollständig erhalten.
Fragen zu Sicherheit und Datenschutz?
Wir gehen sie in der Vorführung durch – am laufenden System.