Module · Dokumente & Eingangskorb
Jedes Dokument an der richtigen Stelle – und nur einmal.
Verträge, Nachweise, Eingangsbelege und Schriftverkehr liegen in einer Ablage ohne Ordnerbaum. Ein Dokument kann an Kunde, Projekt, Lieferant und Beleg zugleich hängen und bleibt dabei dasselbe Dokument.
Ablage
Ohne Ordner, mit Suche und Filtern.
Ein Dokument, mehrere Stellen
Ein Dokument kann an mehreren Stellen zugleich hängen, ohne kopiert zu werden: an Kunde, Projekt, Lieferant und Beleg (im Eingangskorb frei wählbar; an einen Beleg, solange er noch Entwurf ist), dazu an Leistungsverzeichnis und Nachtrag, die das Modul GAEB selbst anlegt.
Suchen und filtern
Gesucht wird in Titel und Dateiname (bei automatisch abgelegten Dokumenten auch im Bemerkungstext); mehrere Wörter gelten als UND, Wortfetzen genügen. Dazu Filter nach Art und Zeitraum.
Neue Fassung statt Überschreiben
„Neue Fassung hochladen“ lässt die Vorgänger lesbar, außer an festgeschriebenen Belegen. Jede Fassung lässt sich einzeln ansehen und herunterladen.
Ansehen im Studio
PDF und Bilder öffnen sich direkt im Studio, wahlweise als Kacheln mit Vorschaubild oder als Liste.
Prüfsummen nachgerechnet
Eine zeitgesteuerte Aufgabe rechnet die Prüfsummen aller abgelegten Dokumente und Fassungen nach.
Eingangskorb
Was ankommt, wird zugeordnet.
Hochladen
Dateien auswählen oder per Drag and Drop hineinziehen. Ein Hinweis fragt einmal je Stapel nach, wenn ein Inhalt schon da ist.
E-Rechnungen werden gelesen
Ist die Belegerkennung eingerichtet und im PDF eine E-Rechnung (ZUGFeRD) eingebettet, liest das Studio deren Werte direkt aus – ohne KI-Aufruf.
Optionale KI-Erkennung
Für Scans und Fotos von Belegen kann die Erkennung Art, Absender, Betrag, Datum und Skonto vorschlagen und Pflichtangaben prüfen. Sie ist ab Werk aus; ein einstellbares Monatskontingent begrenzt ihren Verbrauch.
Positionen prüfen
Die Positionen eines Eingangsbelegs lassen sich Zeile für Zeile abhaken; daraus entsteht eine Eingangsrechnung im Entwurf.
Lieferant aus dem Briefkopf
Findet das Studio keinen passenden Lieferanten, kann bei eingerichteter KI-Erkennung aus dem Briefkopf ein Lieferant vorausgefüllt angelegt werden; das zählt auf das Monatskontingent.
Per Handy und durch Kunden
Die App für Android und iPhone legt Belege im Eingangskorb ab. Kunden können im Kundenportal (Modul) einer Nachricht bis zu drei Dateien anhängen, die als Schriftverkehr am Kunden landen. Zur Handy-App →
Aufbewahrung
Fristen sperren das Entfernen.
Schloss bei laufender Frist
Aufbewahrungsfristen gelten für Belege und für Dokumente, die an einem Beleg oder Nachtrag hängen; alles andere lässt sich jederzeit entfernen. Läuft die Frist, sperrt ein Schloss das Entfernen. Ein Schalter zeigt Dokumente mit abgelaufener Frist; Dokumente an einem festgeschriebenen Beleg bleiben dennoch unveränderlich.
Fristen verkürzt das System nie
Eine einmal gesetzte Aufbewahrungsfrist verlängert das System höchstens.
Entfernen ist umkehrbar
„Entfernen“ archiviert das Dokument und lässt sich zurücknehmen. „Löschen“ ist restlos und nur ohne Zuordnung möglich.
Nachweis bleibt
Von gelöschten Dokumenten bleibt ein Nachweis mit Dateiname, Art, Größe und Zeitpunkten; Prüfsumme und Benutzer werden mitprotokolliert.
Wo liegt Ihr wichtigstes Dokument heute?
Wir zeigen in der Vorführung, wie es in der Ablage an Kunde und Projekt zugleich hängt.