E-Rechnungspflicht 2027: was Handwerk und Bau jetzt tun müssen

Was gilt ab 2027 – und für wen?

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B, Business to Business), laut Bundesfinanzministerium (BMF) also mit Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligter Betriebsstätte in Deutschland. Die Stufen stehen in § 27 Abs. 38 UStG:

• Seit 1.1.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach.
• 2025 und 2026: Papierrechnungen sind noch erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1.1.2027: Wer im Vorjahr über 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Für 2027 zählt also der Umsatz 2026. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF verwenden.
• EDI bis Ende 2027: Ein EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange, vereinbarter Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern), das keine E-Rechnung erzeugt, darf mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiterlaufen.
• Ab 1.1.2028: Die Pflicht gilt für alle.

Die Übergangsregeln knüpfen an den Zeitpunkt der Leistung an. Nach dem Wortlaut des Gesetzes muss die Rechnung für eine Leistung aus 2026 aber auch bis zum 31.12.2026 übermittelt werden.

Ausgenommen sind laut BMF Rechnungen an Privatkunden und viele steuerfreie Umsätze. Eine sonstige Rechnung bleibt auch erlaubt bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto, Fahrausweisen, Leistungen von Kleinunternehmern, Leistungen an nicht unternehmerische juristische Personen und bestimmten grundstücksbezogenen Leistungen an Endverbraucher.

Stand 12.10.2026: An den Fristen hat sich nichts geändert. § 27 Abs. 38 UStG und die BMF-FAQ (Stand März 2026) nennen weiterhin 2027 und 2028.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Nach § 14 Abs. 1 UStG wird eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder vereinbart sein und sich verlustfrei in ein solches Format übertragen lassen.

Strukturiert heißt: Die Rechnungsdaten stehen in einer XML-Datei, einer Textdatei mit fest benannten Feldern, die Software ohne Abtippen übernimmt. Alle Pflichtangaben müssen dort stehen, ein Verweis auf eine Anlage genügt laut BMF nicht.

Papier und ein einfaches PDF sind keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Das gilt auch für ein PDF aus Word oder Excel. Der Versandweg ist frei, die E-Mail genügt. Eine Leitweg-ID brauchen Sie nur bei Rechnungen an Behörden.

XRechnung oder ZUGFeRD, UBL oder CII: welches Format?

• XRechnung: der deutsche Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Es gibt sie in zwei Syntaxen, also Schreibweisen: UBL und CII. Beide legt die EN 16931 fest. Der Inhalt ist derselbe, nur der Aufbau der Datei unterscheidet sich.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Ein PDF, in das die Rechnungsdaten als XML in der Syntax CII eingebettet sind. Der Mensch liest das PDF, die Software die XML.

Bei ZUGFeRD entscheidet das Profil, wie viele Daten in der XML stehen. Laut BMF erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Pflicht, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Diese beiden sind laut FeRD nur eine Buchungshilfe.

Welches zulässige Format verwendet wird, entscheiden laut BMF die Vertragsparteien. Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, was sie erwarten.

Was tun mit der XML-Datei im Anhang?

Bei ZUGFeRD ist die XML seit Einführung der Pflicht der wichtigere Teil. Laut BMF sind bei hybriden E-Rechnungen die Daten im strukturierten Teil führend. Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die Daten der XML. Den Vorsteuerabzug gibt es laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nur aus dem strukturierten Teil. Daraus folgen drei Aufgaben:

• Lesen: Eine XRechnung hat keine PDF-Ansicht, Sie brauchen einen Viewer, etwa den E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung im ELSTER-Portal. Das BMF empfiehlt, auch bei ZUGFeRD den XML-Teil selbst anzuzeigen.
• Prüfen: Eine Validierung prüft die Datei gegen die Norm und ihre Geschäftsregeln, also Regeln für vollständige, widerspruchsfreie Angaben. Laut BMF ist sie keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber sinnvoll. Hat die Datei Formatfehler, ist sie laut BMF keine E-Rechnung.
• Aufbewahren: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG), bei der E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Ein Ausdruck reicht laut FeRD nicht. Ergänzend gelten laut BMF die GoBD, die Grundsätze für elektronische Buchführung und Aufbewahrung.

Was unterscheidet Bau und Handel?

Für den Bau gelten laut BMF besondere Regeln:

• Bauleistungen: Derzeit reicht es, wenn im strukturierten Teil nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis gehört dann in eine lesbare Anlage, auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist.
• Abschlagsrechnungen: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag gestellt werden, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung danach folgen.
• Schlussrechnung: Die Absetzung der erhaltenen Abschläge darf in einem unstrukturierten Anhang stehen, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf hinweist, auch nach 2027.
• § 13b UStG: Auch Rechnungen über Bauleistungen, bei denen der Kunde die Umsatzsteuer schuldet, fallen unter die Pflicht, wenn beide im Inland ansässig sind.
• Öffentliche Auftraggeber: Für Behörden, die nicht als Unternehmer handeln, gilt eigenes Recht, beim Bund die E-Rechnungsverordnung. Der Bund verlangt grundsätzlich die XRechnung, auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, und die Leitweg-ID des Empfängers, die der Auftraggeber mitteilt. Die Bundesländer haben eigene Regeln.

Eine Übersicht der Felder für den Bau bietet der Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen (BVBS).

Im Handel: Für mehrere Lieferungen oder Lieferorte in einer Rechnung ist laut FeRD das Profil EXTENDED gedacht. Sammelrechnungen über einen Kalendermonat sind auch als E-Rechnung zulässig. EDI-Verfahren dürfen dauerhaft bleiben, wenn sich die Pflichtangaben verlustfrei nach EN 16931 übertragen lassen.

Was sollten Betriebe jetzt tun?

In SWX Studio entstehen XRechnung und ZUGFeRD-Hybrid-PDF aus demselben Beleg, die Leitweg-ID ist je Beleg änderbar. Empfangene E-Rechnungen prüfen Sie, ohne etwas anzulegen: XRechnung in CII und UBL, ZUGFeRD und Factur-X, mit Warnung bei Profilen, die für den Vorsteuerabzug nicht reichen. Bei eingerichteter Belegerkennung liest der Eingangskorb eingebettete E-Rechnungen aus, ohne KI. Im Bau rechnen Sie Abschläge und Schlussrechnung im selben System ab und geben die Schlussrechnung als E-Rechnung aus.

Hinweis: Stand 12.10.2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.